Reorganisatie; een onmisbare werknemer buiten de afspiegeling houden

Gaat het financieel niet goed met de onderneming of maken organisatorische veranderingen een reorganisatie noodzakelijk? Dan moeten er vaak lastige keuzes worden gemaakt. Welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen, wordt in principe bepaald aan de hand van het zogenoemde ‘afspiegelingsbeginsel’. Maar wat als juist die werknemer die je eigenlijk niet kunt missen volgens deze regels voor ontslag in aanmerking komt? Bestaat er dan een uitzondering?

In deze blog lees je welke regels gelden bij een bedrijfseconomisch ontslag en wanneer een onmisbare werknemer buiten het afspiegelingsbeginsel kan worden gehouden.

Welke regels gelden bij een bedrijfseconomisch ontslag?

Bij een bedrijfseconomisch ontslag gelden in hoofdlijnen de volgende voorwaarden. Je moet als werkgever aantonen dat sprake is van een redelijke bedrijfseconomische grond en de financiële noodzaak van het ontslag goed onderbouwen. Is er een Ondernemingsraad en gaat het om een belangrijke organisatorische wijziging, dan moet de ondernemingsraad vooraf om advies worden gevraagd. Daarnaast moet de juiste ontslagvolgorde worden toegepast (waarover hieronder meer) en moet herplaatsing binnen de onderneming niet binnen een redelijke termijn mogelijk zijn. Pas als aan al deze voorwaarden is voldaan én geen opzegverbod geldt, bijvoorbeeld wegens ziekte of zwangerschap, kan UWV toestemming verlenen voor de opzegging van een arbeidsovereenkomst.

Hoe werkt het afspiegelingsbeginsel bij een reorganisatie?

Ten aanzien van de ontslagvolgorde geldt het zogenoemde afspiegelingsbeginsel. Als werkgever moet je het volgende doen:

Stel eerst vast welke functies uitwisselbaar zijn. Uitwisselbare functies zijn functies die naar inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties en de tijdelijke of structurele aard van de functie vergelijkbaar zijn, en wat betreft niveau en bij de functie behorende beloning gelijkwaardig zijn.
Neem voor iedere categorie uitwisselbare functies eerst afscheid van de medewerkers uit groep 1 (dit zijn externe medewerkers, zoals gedetacheerden, uitzendkrachten, zzp’ers en ingeleende werknemers van een andere vestiging).
Moeten er daarna nog meer ontslagen vallen? Pas dan het afspiegelingsbeginsel toe.
Werknemers binnen iedere categorie uitwisselbare functies moeten over 5 leeftijdsgroepen worden verdeeld; 15–24, 25–34, 35–44, 45–54 en 55 jaar en ouder.
Vervolgens bereken je hoeveel werknemers per leeftijdsgroep voor ontslag in aanmerking moeten komen. Dat doe je door per leeftijdsgroep het aandeel werknemers te bepalen ten opzichte van het totaal (de procentuele verdeling). De grootste leeftijdsgroep zal daardoor doorgaans ook relatief de meeste ontslagen leveren. Alle werknemers uit groep 2 tot en met 5 tellen mee.
Hierna kan je eerst de werknemers uit groep 2, dan uit groep 3 en daarna uit groep 4 ontslaan. Als laatste zijn de werknemers uit groep 5 aan de beurt.
Voor iedere leeftijdsgroep geldt dat de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag in aanmerking komt.

Wat als juist de onmisbare werknemer voor ontslag in aanmerking komt?

Stel: op basis van het afspiegelingsbeginsel komt juist die ene werknemer voor ontslag in aanmerking die je eigenlijk niet kunt missen. Moet je dan afscheid van hem of haar nemen? Gelukkig niet altijd.

Wanneer is een werknemer onmisbaar?

De Ontslagregeling kent een uitzondering voor de onmisbare werknemer. Een werknemer kan toch buiten het afspiegelingsbeginsel worden gelaten als je als werkgever aannemelijk kunt maken dat hij of zij beschikt over bijzondere kennis of bekwaamheden die van groot belang zijn voor het functioneren van de onderneming.

Hoe onderbouw je dat een werknemer onmisbaar is?

Die lat ligt hoog. Het gaat niet om kennis of bekwaamheden die normaal binnen de functie al vereist zijn. Het is niet voldoende dat een werknemer simpelweg beter presteert dan zijn collega’s. Er moet echt sprake zijn van unieke kennis of specifieke expertise die niet eenvoudig door een ander kan worden overgenomen. Het is daarom belangrijk om dit zo veel mogelijk met stukken te onderbouwen. Daarnaast kijkt het UWV niet alleen naar de kennis of bekwaamheden van de werknemer, maar ook naar de gevolgen van zijn of haar vertrek voor de onderneming.

Je moet als werkgever daarom onder meer kunnen uitleggen;

hoe vaak deze bijzondere kennis of bekwaamheden de afgelopen zes maanden nodig waren en waarom dat de komende zes maanden ook het geval zal zijn;
wie de werkzaamheden overneemt als de werknemer langdurig afwezig is, bijvoorbeeld door ziekte of verlof;
hoeveel tijd en kosten nodig zijn om deze kennis of bekwaamheden over te dragen aan een andere werknemer, eventueel met behulp van scholing.

Als de betreffende werknemer binnen zijn of haar leeftijdsgroep aldus eigenlijk op grond van de duur van zijn dienstverband geselecteerd zou moeten worden, wordt hij, indien voldoende bewezen is dat hij of zij onmisbaar is, overgeslagen en moet in zijn of haar plaats de eerstvolgende werknemer binnen die leeftijdsgroep worden geselecteerd.

Voorbeelden van een onmisbare werknemer

Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die al jarenlang bij de onderneming werkt en in verschillende functies ervaring heeft opgedaan. De werknemer is door zijn omvangrijke (en ook historische) kennis van het reilen en zeilen van de onderneming eigenlijk niet te missen en moeilijk te vervangen.

Een ander voorbeeld is een werknemer in een kleine onderneming die als enige beschikt over een groot rijbewijs en daardoor bij afwezigheid van een chauffeur kan invallen. Ook een werknemer die naast zijn reguliere werkzaamheden lid is van de bedrijfsbrandweer en daarvoor specifieke opleidingen en certificaten heeft behaald, kan in bepaalde gevallen onder deze uitzondering vallen.

Let op, een beroep op deze afwijkingsmogelijkheid (de onmisbare werknemer) is niet mogelijk ten gunste van een AOW-gerechtigde werknemer.

Tot slot

Het afspiegelingsbeginsel toepassen is bij een reorganisatie het uitgangspunt. Heb je een werknemer met unieke kennis of bekwaamheden die essentieel zijn voor jouw onderneming? Dan kan het mogelijk om deze onmisbare werknemer over te slaan in de afspiegeling. Houd er wel rekening mee dat het UWV deze uitzondering terughoudend toepast. Een goede onderbouwing is daarom essentieel.