Binnen een groep van vennootschappen kan het praktisch zijn om niet voor iedere afzonderlijke groepsmaatschappij een volledige jaarrekening op te stellen en te publiceren. Onder omstandigheden is dat mogelijk, namelijk als voldaan is aan de voorwaarden van artikel 2:403 Burgerlijk Wetboek: de zogenoemde groepsvrijstelling. In de praktijk wordt daarbij vaak gesproken over “de 403-verklaring”.
Kort gezegd houdt de regeling in dat een groepsmaatschappij, bijvoorbeeld een (100%) dochtervennootschap, onder voorwaarden geen eigen volledige jaarrekening hoeft te publiceren. De financiële gegevens van die dochter dienen dan te worden dan opgenomen in de geconsolideerde jaarrekening van een andere groepsmaatschappij, meestal de moedermaatschappij.
Tegenover de afwezigheid van een individuele jaarrekening staat wel iets belangrijks: de moedermaatschappij moet zich – op grond van 2:403 lid 1 onder f BW – schriftelijk hoofdelijk aansprakelijk verklaren voor schulden die uit rechtshandelingen van de dochtermaatschappij voortvloeien. Deze 403-verklaring moet worden gedeponeerd bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Als gevolg hiervan kunnen schuldeisers van de dochtermaatschappij zich, binnen de reikwijdte van de 403-verklaring, ook tot de moedermaatschappij wenden voor verhaal van hun schulden.
De 403-regeling kan administratieve lasten verminderen. Zeker bij grotere groepen kan het efficiënter zijn om te werken met één geconsolideerde jaarrekening in plaats van afzonderlijke (uitgebreide) jaarrekeningen of publicatiestukken per groepsmaatschappij. Ook kan het commercieel aantrekkelijk zijn als bepaalde cijfers van afzonderlijke groepsvennootschappen niet zelfstandig openbaar hoeven te worden gemaakt.
Maar de regeling is meer dan een administratieve formaliteit. De aansprakelijkheidsverklaring is juridisch gezien behoorlijk verstrekkend. Wie alleen kijkt naar de financiële besparing op externe rapportages kijkt, onderschat mogelijk het risico.
Een eerste aandachtspunt is dat aan alle wettelijke voorwaarden moet worden voldaan, wil de vrijstelling voor het opmaken van individuele jaarrekeningen van toepassing zijn. Het gaat dus niet alleen om het deponeren van de 403-verklaring zelf. Ook de inrichting van de jaarrekening, de consolidatie en de juiste deponeringen spelen een rol. Daarnaast dienen de aandeelhouders jaarlijks door middel van een schriftelijke verklaring in te stemmen met afwijking van de voorschriften voor het opmaken van een jaarrekening (dus met de consolidatie). Ook deze verklaring dient gedeponeerd te worden bij het handelsregister. Het uitbrengen van de verklaring en het deponeren ervan wordt vaak vergeten. En dat terwijl een kleine omissie al ertoe kan leiden dat de vrijstelling niet werkt zoals bedoeld. Dan moet alsnog een individuele jaarrekening worden opgemaakt, terwijl een schuldeiser zich mogelijk toch kan wenden tot de moedermaatschappij.
Een tweede aandachtspunt is de formulering van de 403-verklaring. De 403-verklaring moet aansluiten bij de wettelijke eisen, maar partijen doen er goed aan precies te bekijken voor welke vennootschappen zij geldt en vanaf welk moment. Onduidelijke of te ruime formuleringen kunnen later tot discussie leiden, of rekken de aansprakelijkheid van de moedermaatschappij onnodig op.
Een derde, en vaak belangrijkste, punt is de aansprakelijkheid. De moedermaatschappij stelt zich hoofdelijk aansprakelijk voor schulden uit rechtshandelingen van de vrijgestelde groepsmaatschappij. Het gaat dan bijvoorbeeld om verplichtingen uit contracten met leveranciers, financiers, verhuurders of andere contractspartijen. Dat kan een aanzienlijk risico zijn, zeker als de dochtermaatschappij zelfstandig grote verplichtingen aangaat (mogelijk groter dan de moedermaatschappij).
Ook beëindiging van de 403-verklaring verdient aandacht. Een 403-verklaring kan worden ingetrokken, maar daarmee is de aansprakelijkheid van de moedermaatschappij niet automatisch volledig verdwenen. Voor bestaande verplichtingen kan zogenoemde ‘overblijvende aansprakelijkheid’ blijven bestaan. Voor het beëindigen van ook die overblijvende aansprakelijkheid dient een wettelijke procedure te worden doorlopen, waarbij schuldeisers onder omstandigheden verzet kunnen instellen en/of waarborgen of zekerheid voor nakoming kunnen verlangen.
De 403-verklaring kan een nuttig instrument zijn binnen groepsverhoudingen. Zij kan zorgen voor eenvoud, overzicht en minder publicatieverplichtingen. Tegelijkertijd brengt zij een reëel aansprakelijkheidsrisico mee voor de moedermaatschappij.
Ons advies: behandel de 403-verklaring niet als standaardhandeling of standaarddocument. Controleer vooraf eerst of aan alle voorwaarden wordt voldaan, formuleer de verklaring zorgvuldig en houd bij herstructureringen, verkoop van groepsmaatschappijen of financieringstrajecten rekening met (tijdige) intrekking en de afwikkeling van mogelijke overblijvende aansprakelijkheid.
Heeft u vragen over het gebruik, de reikwijdte of beëindiging van een 403-verklaring? Bel of mail gerust, ons ondernemingsrechtteam denkt graag met u mee.
Op de hoogte blijven van al onze actuele publicaties? Abonneer nu op onze nieuwsbrief!
Omdat wij goed zijn in ons vak, kunnen we u helpen om uit te blinken in úw business. Wij hebben hart voor ondernemers en we geloven in duurzame partnerships. Daarbij denken we liever in oplossingen dan in belemmeringen. En we blijven altijd nieuwsgierig.
Website ontwikkeld door 
