We hebben u al eerder geïnformeerd over de mogelijkheid om een virtuele aandeelhoudersvergadering (“AVA”) te houden, vanwege de genomen Corona maatregelen. Zie het blog van Judith Anema d.d. 30 maart 2020. Deze virtuele AVA is gebaseerd op de op 17 december 2020 in werking getreden Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (Noodwet). In deze noodwet is onder meer een mogelijkheid opgenomen voor het houden van ‘virtuele’ AVA’s. Hoewel in de wet (artikel 2:117a lid 1 en artikel 226 lid 1 BW) al is voorzien in de mogelijkheid van een gedeeltelijk virtuele AVA, hadden slechts weinig vennootschappen dit geregeld. De Noodwet is al een paar keer verlengd en blijft in ieder geval nog tot 1 oktober 2021 van kracht. Het kabinet lijkt voornemens te zijn deze regeling nogmaals te verlengen. Om een virtuele AVA (bij een besloten vennootschap) te kunnen laten plaatsvinden, dient aan de volgende voorwaarden te zijn voldaan.
Vereisten elektronische AVA tijdelijke wet COVID-19
Het bestuur kan bepalen dat een algemene vergadering wordt gehouden die uitsluitend toegankelijk is langs elektronische weg. Dat moet bij de oproeping worden vermeld. Indien er reeds een oproeping is uitgegaan voor een fysieke AVA, kan het bestuur tot uiterlijk 48 uur voor het tijdstip van de AVA, de wijze van vergaderen wijzigen in een virtuele AVA (artikel 17 Noodwet). Dit dient aan de aandeelhouders kenbaar te worden gemaakt volgens de ‘gewone’ regels (artikel 2:223 e.v. BW).
Het bestuur kan dus ook bepalen dat aandeelhouders geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering, mits voldaan wordt aan de volgende voorwaarden (artikel 18 Noodwet):
- De algemene vergadering is langs elektronische weg voor aandeelhouders te volgen;
- De aandeelhouders zijn uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld. Wordt er, vijf dagen voorafgaand aan de datum van de AVA, besloten om de wijze van vergadering van de AVA te wijzigen, dan moet aan de aandeelhouders 36 uur de tijd worden gegeven;
- De door de aandeelhouders gestelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, beantwoord en deze antwoorden worden op de website van de vennootschap geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de aandeelhouders;
- Het bestuur moet zich ervoor inspannen dat tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. De voorzitter van een vergadering kan een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering;
- Voor zover de statuten zulks niet bepalen, kan, in afwijking van artikel 2:227b BW, het bestuur bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de AVA langs elektronische weg worden uitgebracht, doch niet eerder dan op de dertigste dag voor die van de vergadering, gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht. Dit wordt bij de oproeping vermeld;
- Tot slot kan het bestuur bepalen dat het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend langs elektronische weg, mits dit bij de oproeping of bij de wijziging van de wijze van vergaderen wordt vermeld.
Hoe nu verder?
Hoewel de Noodwet hoogstwaarschijnlijk verlengd zal worden, wordt verwacht dat deze Noodwet binnenkort wordt vervangen door een permanente wet. Daarbij zal altijd de ondergrens gelden dat het (uitsluitend of hybride) digitaal vergaderen geen afbreuk zal mogen doen aan de rechten van de aandeelhouders. Een virtuele AVA vergt meer voorbereidingswerk, maar heeft ook het voordeel dat bestuurders en aandeelhouders elkaar flexibel en tegen lagere kosten kunnen vinden. Het verdient aanbeveling om, indien de virtuele AVA navolging krijgt, in de statuten een regeling hierover te treffen. Tot die tijd is het raadzaam om de Noodwet in de gaten te houden voor eventuele wijzigingen en/of aanvullende vereisten.
Natuurlijk staan de advocaten van Marree + Dijxhoorn advocaten voor u klaar om mee te denken en u te adviseren over het organiseren van een (virtuele) AVA en de te volgen stappen. Neem contact op met onze praktijkgroep Ondernemingsrecht. Latife Tuncer vertelt u er graag meer over.
