Checklist dossieropbouw disfunctioneren

U bent niet tevreden over uw werknemer en wil hem of haar graag ontslaan. De vraag is dan of er voldoende ‘dossier’ aanwezig is om ook daadwerkelijk een ontbinding te krijgen bij de kantonrechter. Een ontslagprocedure is alleen succesvol als u kan aantonen dat daadwerkelijk sprake is van disfunctioneren. Waar wordt op getoetst en wat heeft u nodig? Hieronder treft u de ultieme checklist dossiervorming aan.

 

Wat is disfunctioneren?

Op grond van de Wet Werk en Zekerheid (ingevoerd per 1 juli 2015 en ook wel kortweg ‘WWZ’ genoemd) kan ontslag worden aangevraagd als sprake is van een redelijke grond en herplaatsing niet mogelijk is of niet in de rede ligt.
Eén van de genoemde redelijke gronden is de ongeschiktheid tot het verrichten van de overeengekomen (bedongen) arbeid (‘d-grond’). Dit houdt in dat de werknemer in onvoldoende mate voldoet aan de gestelde functie-eisen. Deze ongeschiktheid mag niet het gevolg zijn van ziekte of gebreken van de werknemer.
Vereist is dat:

  • de werkgever de werknemer tijdig van de ongeschiktheid in kennis heeft gesteld;
  • de werknemer in voldoende mate in de gelegenheid is gesteld zijn functioneren te verbeteren;
  • de ongeschiktheid niet het gevolg is van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing van de werknemer of voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer.

 

Checklist voor dossieropbouw

Het kan zijn dat u de werknemer een aantal keer op zijn functioneren heeft aangesproken. Dit alleen is helaas niet voldoende. U zult moeten aantonen wanneer deze gesprekken zijn geweest, wat er is besproken en dat het de werknemer duidelijk was dat er verbetering van hem werd verwacht. Kortom, u dient bewijsstukken te overleggen.

Hoe pakt u dit het beste aan?

  • Zorg direct bij indiensttreding voor een personeelsdossier. Naast de arbeidsovereenkomst, functieomschrijving, wijzigingen in arbeidsvoorwaarden (denk aan salaris en uren), toekenningen van bonus, binnengekomen klachten, reacties van werknemer, e.d. bewaart u hierin alle gespreksverslagen, e-mails met de werknemer e.d.
  • De functieomschrijving is een belangrijk basis document. Hierin staat immers wat er van de werknemer mag worden verwacht. Laat werknemer de functieomschrijving tekenen of zorg voor het akkoord daarop middels het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst. Benoemd bij disfunctioneren op welke punten werknemer niet voldoet en geeft daarbij voorbeelden.
  • Vaak zit het niet in de cultuur om alle gesprekken vast te leggen, zodat dit in het begin wat discipline vergt, maar maak er wel een gewoonte van om alle gesprekken vast te leggen. Het beste is om werknemer voor akkoord te laten tekenen, maar je kan het verslag ook per e-mail toezenden, waarbij je de vraag stelt of het verslag goed is verwoord en om eventuele aanvullingen of wijzigingen binnen een week toe te zenden. Vergeet niet de datum van het gesprek, de aanleiding, reactie van de werknemer, concrete voorbeelden en de conclusie vast te leggen. Het is makkelijk om met een standaard model te werken.
  • In het geval van een (officiële) waarschuwing; zorg ervoor dat de waarschuwing op schrift staat en dat de werknemer hiervan een kopie ontvangt (bij voorkeur per aangetekende post met bewijs van ontvangst). Geef in de waarschuwing aan wat er gebeurt bij een volgende overtreding.
  • Voer minimaal één keer per jaar een functioneringsgesprek dat schriftelijk wordt vastgelegd en ondertekend.
  • Blijven de prestaties achter? Spreek werknemer daar zo spoedig mogelijk op aan en leg dit gesprek vast. Benoem vanuit de functieomschrijving op welke punten hij of zij tekort komt en onderbouw dit met voorbeelden (targets, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, taken). Gebruik geen containerbegrippen (pro-actief, communiceren, ed), maar maak het concreet.
  • Geef geen goede of op maat beoordeling als werknemer onvoldoende functioneert. Wees duidelijk en stel de eindscore op een onvoldoende.
  • Stel een schriftelijk verbeterplan op met de te behalen doelen voor de werknemer en een daaraan verbonden termijn. Maak de doelen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Zeg dus niet dat werknemer pro-actiever moet zijn of beter moet communiceren, maar wel dat hij of zij bijvoorbeeld 5 klanten per week moet bellen, van elk telefoontje of bezoek binnen een dag een schriftelijke terugkoppeling moet geven ed.
  • Geef in het verbeterplan ook aan hoe de werknemer ondersteund wordt om zijn doelen te behalen. Welke begeleiding biedt werkgever? Coaching extern of on-the -job? Externe scholing? Inzet van hulpmiddelen?
  • Formuleer bij de start van het verbetertraject helder wat de consequenties zullen zijn indien er sprake is van onvoldoende verbetering na de overeengekomen verbeterperiode. In principe is de consequentie dat gekeken wordt naar herplaatsingsmogelijkheden, eventueel met aanpassing van de arbeidsvoorwaarden. Als er geen herplaatsingsmogelijkheden aanwezig zijn, wordt gestreefd naar een beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Het is belangrijk dit te benoemen, omdat de werknemer moet weten dat het ‘5 voor 12’ is.
  • Spreek een redelijke termijn af om tot verbetering te komen. Binnen welke periode is werknemer daadwerkelijk in staat om de doelen te behalen? Acquisitie kost meer tijd dan het simpelweg op tijd op je werk komen. Ook speelt de duur van de arbeidsovereenkomst een rol. Er geldt dus geen standaard termijn. Een termijn tussen de 3 en 6 maanden kan je echter als vuistregel aanhouden.
  • Evalueer tussentijds (bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks) schriftelijk en spreek deze momenten bij de start van het verbetertraject af. Benoem alle doelen en de al dan niet geboekte voortgang. Geef concrete voorbeelden en indien nodig aanwijzingen of adviezen. Stel zo nodig de ingezette middelen bij (bijvoorbeeld door het intensiveren van de coaching of een extra cursus).
  • Voer een eindevaluatiegesprek waarin de verbeterperiode wordt besproken. Leg in de verslaglegging vast of de gestelde doelen door de werknemer al dan niet zijn behaald. Zijn de doelen niet of onvoldoende behaald, benoem dan de consequentie dat werknemer niet in zijn functie gehandhaafd kan blijven.
  • Bespreek in een ander gesprek alle uitstaande en nog te verwachten vacatures binnen de organisatie en de aan het bedrijf gelieerde ondernemingen en op welke punten die vacatures – al dan niet na scholing – wel of niet passend zijn. Leg dit gesprek vast, waarbij de vacature teksten en/of lijst als bijlage(n) wordt toegevoegd.
  • Als er geen passende herplaatsingsmogelijkheden (te verwachten) zijn wordt dit vastgelegd en kan een vaststellingsovereenkomst worden aangeboden ter beëindiging van de arbeidsovereenkomst of direct een ontbindingsverzoek worden ingediend.

 

Voordelen dossiervorming

Het is duidelijk dat het bijhouden van een goed dossier veel tijd en energie kost. Toch is het raadzaam en noodzakelijk. Niet alleen is minder ruimte voor discussie over het functioneren, ook is bij een wisseling van leidinggevende inzicht in de ontwikkelingen en mogelijke aandachtspunten van de werknemer. Voor de werknemer zelf is het ook prettig te weten waar hij of zij staat, naar toe kan groeien of aan moet werken. Dat komt de productiviteit binnen de organisatie ten goede.

Per 1 januari 2020 is de cumulatiegrond (‘i-grond’) van toepassing. Als sprake is van minimaal twee ontslaggronden kan ontslag worden aangevraagd, ook al is het dossier voor beide niet helemaal op orde. Ons advies is hier niet blind op te staren. De verwachting is dat zeker bij disfunctioneren de strenge eisen blijven gelden zoals die uit de checklist blijken.

Mocht u meer informatie willen, neem dan contact op met het Team Arbeidsrecht.

Ariënne Inden

Advocaat | MfN-registermediator | Partner | Bestuurslid | Hoofd team Arbeid


T +31 (0)6 1215 7059 a.inden@mend.nl