We hebben u al eerder geïnformeerd over de mogelijkheid om een virtuele aandeelhoudersvergadering (“AVA”) te houden, vanwege de genomen Corona maatregelen. Zie het blog van Judith Anema d.d. 30 maart 2020 en het blog van Latife Tuncer d.d. 27 september 2022. Deze virtuele AVA is gebaseerd op de op 17 december 2020 in werking getreden Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (“Noodwet”). In deze Noodwet is onder meer een mogelijkheid opgenomen voor het houden van ‘virtuele’ AVA’s. Hoewel in de wet (artikel 2:117a lid 1 en artikel 226 lid 1 BW) al is voorzien in de mogelijkheid van een gedeeltelijk virtuele AVA (een ‘hybride’ AVA), hadden slechts weinig vennootschappen dit geregeld.
Deze Noodwet is verlengd tot 1 februari 2023 en het lijkt erop dat de Noodwet niet opnieuw zal worden verlengd. Als de Noodwet niet wordt verlengd, zal het niet meer mogelijk zijn om een (gedeeltelijk) virtuele AVA te organiseren, tenzij deze mogelijkheid (voor een hybride AVA) is opgenomen in de statuten.
Het vervolg
In de afgelopen jaren werd in verband met de uitbraak van de coronapandemie veelvuldig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een digitale AVA te houden. De wetgever heeft, zoals verwacht, gehoor gegeven aan de wens om deze in de Noodwet opgenomen mogelijkheid ‘permanent’ in te voeren. Op 7 december 2022 is een consultatie geopend voor een nieuw wetsvoorstel: “Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen”. De consultatie staat open tot 6 februari 2023.
In het wetsvoorstel wordt de mogelijkheid gecreëerd om (uitsluitend) digitaal te vergaderen. Ook worden er aanvullende regels getroffen voor het uitbrengen van stemmen, de oproeping voor de digitale AVA en de overgangsperiode.
Volgens de toelichting wordt beoogd een facultatief en techniek neutrale regeling te scheppen waarbij rechtspersonen zelf kunnen kiezen of zij digitaal willen vergaderen en welk elektronisch communicatiemiddel zij daarvoor willen gebruiken. Als voorwaarde wordt gesteld dat er draagvlak moet zijn onder de leden of aandeelhouders, er sprake moet kunnen zijn van een volwaardige participatie van deelnemers aan de vergadering, dat deelnemers kunnen worden geïdentificeerd en deelnemers het stemrecht kunnen uitoefenen.
In aansluiting op de behoefte om de regels omtrent oproeping te moderniseren, is besloten om de oproeping langs elektronische weg ook wettelijk de nieuwe standaard te maken.
Hoe nu verder?
Tot 1 februari 2023 kunnen de digitale AVA’s op grond van de Noodwet doorgang vinden. Daarna zal het, indien daartoe een regeling is opgenomen in de statuten, mogelijk zijn om hybride te blijven vergaderen volgens de geldende regels. Het verdient aanbeveling om de voortgang en invoering van de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen in de gaten te houden, zodat u (tijdig) een regeling in de statuten kunt laten opnemen waardoor u ook louter virtuele AVA’s kunt laten plaatsvinden.
We houden u natuurlijk ook op de hoogte van de nieuwe ontwikkelingen. Bij vragen kunt u contact opnemen met onze praktijkgroep Ondernemingsrecht. Latife Tuncer vertelt u er graag meer over.
