Als gevolg van de coronamaatregelen werken veel werknemers thuis. Thuiswerken zal ook in de toekomst vaker voorkomen. Regelmatig krijg ik de vraag van werkgevers waar zij bij thuiswerken op moeten letten. Hoe zit het met arbo-verplichtingen? Mag je als werkgever controleren of een werknemer wel echt aan het werk is? Belangrijke vragen, omdat je als werkgever het risico loopt op aansprakelijkheid en boetes. Tijd om thuiswerken goed te gaan regelen.
Thuiswerken: Arboregels
Als werkgever moet je beleid voeren omtrent de veiligheid en de gezondheid van de werknemers. Dit geldt voor alle aan de arbeid verbonden aspecten, waaronder de arbeidsplaats. De zorgplicht voor veilige arbeidsomstandigheden en Arbo-regelgeving gelden ook bij thuiswerken. De Arbowet geeft open normen en doelvoorschriften. Als werkgever heb je hierdoor beleidsruimte bij het invullen van het beleid.
Welke maatregelen moet je nemen bij thuiswerken?
Voor thuiswerken geldt een verlicht regime. Bepaalde arbo-verplichtingen zijn niet van toepassing, waaronder verplichtingen voor brandgevaar, vluchtroutes, grootte van de werkruimte en aanwezigheid van toiletten. Wel ben je als werkgever verplicht om zorg te dragen voor een ergonomisch ingerichte werkplek, naleving van de maatregelen voor beeldschermwerk en te zorgen voor de juiste arbeidsmiddelen. Als werkgever hoef je niet aan deze regels te voldoen, als de thuiswerker deze werkplek zelf al heeft.
Aan welke voorschriften moet je voldoen?
Enkele belangrijke voorschriften waar je als werkgever voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek bij beeldschermwerk in elk geval voor moet zorgen zijn:
– Het beeldscherm heeft een voldoende scherp en stabiel beeld. Ook is het beeldscherm vrij te plaatsen en gemakkelijk verstelbaar en kantelbaar.
– Het bureau is in hoogte verstelbaar en groot genoeg en geeft ruimte voor een flexibele opstelling van beeldscherm, toetsenbord, documenten en accessoires.
– De bureaustoel heeft een in hoogte instelbare zitting en een rugleuning, waarvan de hoogte en hellingshoek verstelbaar.
– De thuiswerkplek is voldoende verlicht.
– De inzet van juiste hulpmiddelen, zoals een documenthouder en toetsenbord met standaard bij gebruik laptop, tablet etc.
Ook vereist: informeren en controleren
Verder ben je als werkgever verplicht de werknemers te informeren over de risico’s die aan het thuiswerken zijn verbonden en daarnaast aan te geven op welke manier de risico’s kunnen worden vermeden. Het gaat daarbij niet alleen om de inhoud van de werkzaamheden maar ook het gebruik van arbeidsmiddelen en mogelijke verbeteringen. In het kader van thuiswerken verdient de werkhouding en beeldschermwerk bijzondere aandacht, bijvoorbeeld via zitinstructies. Als werkgever dien je tevens te controleren of de werknemer de regels naleeft. Dit geldt ook voor hulpmiddelen die eigendom zijn van de werknemer. Controleren kan door periodiek bij de werknemer langs te gaan, maar ook door middel van foto’s en filmpjes van de thuiswerkplek gemaakt door de werknemer.
Psycho-sociale arbeidsbelasting
Een belangrijk aandachtspunt is dat ook bij thuiswerken de plicht bestaat om psycho-sociale arbeidsbelasting te beperken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het voorkomen van een te grote werkdruk, juist nu bij thuiswerken de grens tussen werk- en privé kan vervagen. Als werkgever dien je beleid te voeren psycho-sociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken en dit mee te nemen in de RI&E en plan van aanpak. Denk bijvoorbeeld aan een vertrouwenspersoon, gedragscode en klachtenregeling, maar ook het stimuleren van vrije tijd, recht op niet-bereikbaarheid, bieden van trainingen en/of deskundige begeleiding.
Het is lastig om voor iedereen vaste regels op te leggen. De een is gebaat bij niet werken ’s avonds, de ander vindt dat juist een goed moment omdat de kinderen dan op bed liggen. Zorg dat werknemers voldoende rust nemen, geef richttijden en ga wanneer nodig een individueel gesprek aan om maatwerk te leveren.
RI&E opstellen
De RI&E gaat over gezond en veilig werken. Als er aanpassingen worden gedaan in werplekken en werkprocessen heeft dit gevolgen voor de RI&E. Door thuiswerken is de kans groot dat nieuwe risico’s ontstaan, zoals ten aanzien van de thuiswerkplek en psycho-sociale arbeidsbelasting. Gewijzigde risico’s en maatregelen dien je te verwerken in de RI&E en plan van aanpak.
Wanneer ben je aansprakelijk als werkgever?
Een werkgever is aansprakelijk voor schade die de werknemer in de uitoefening van zijn werkzaamheden oploopt, tenzij de werkgever bewijst dat hij heeft voldaan aan zijn zorgplicht of sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van werknemer. Nu de werkzaamheden structureel en vaak verplicht thuis worden uitgevoerd, kan ook bij thuiswerken de werkgever aansprakelijk zijn voor thuis door het werk geleden schade. Dit kan bijvoorbeeld omdat je als werkgever de zorgplicht voor de arbeidsomstandigheden hebt geschonden.
Voor aansprakelijkheid is het wel vereist dat er een verband tussen de schade en het uitoefenen van de werkzaamheden. Voor een werknemer is het nog niet zo gemakkelijk om het verband tussen de schade en het thuiswerken aan te tonen. Advies is om zelf de regie te houden door als werkgever aan je zorgplicht te voldoen. In dat geval ben je niet aansprakelijk.
Thuiswerken: privacy
Bij thuiswerken worden allerlei verschillende soorten faciliteiten gebruikt, denk bijvoorbeeld aan het inloggen op afstand, het delen van bestanden en videobellen. Regelmatig wordt de vraag gesteld hoever je mag gaan in het monitoren van werkzaamheden. Er zijn diverse aandachtspunten:
1: Zorg voor veilige technieken en inrichting
Door structureel gebruik te maken van thuiswerkplekken is het gebruik van veilige technieken en inrichting nog belangrijker geworden. Onvoldoende beveiliging kan ertoe leiden dat (vertrouwelijke) gegevens op straat komen te liggen. De kans op een (meldingsplichtige) datalek neemt toe. Zorg als werkgever dus voor een goed beveiligde werkomgeving. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft specifiek voor videobellen een ‘Keuzehulp privacy bij videobel-apps’ gepubliceerd met analyse van enkele apps om te videobellen.
2: Licht de werknemer in
Veilige voorzieningen zijn belangrijk, maar werknemers dienen deze ook op veilige en juiste wijze te gebruiken. Licht de werknemer in over voorschriften die zij in acht moeten nemen, bijvoorbeeld verplicht werken via de beveiligde verbinding en niet op onbeveiligde Wifi-netwerken. Als werkgever kan monitoren op veilig gebruik van IT-voorzieningen gerechtvaardigd zijn, mits dit noodzakelijk is en proportioneel gebeurd. Dat deze controle kan plaatvinden, wanneer en hoe dient werknemer via het privacy statement over te worden geïnformeerd.
3: Betrek de ondernemingsraad tijdig
Als werkgever moet je instemming aan de ondernemingsraad vragen als je een regeling wil vaststellen, wijzigen of intrekken voor het gebruik van personeelsgegevens en personeelsvolgsystemen. Een personeelsvolgsysteem is heel ruim. Ook een voorziening de niet wordt gebruikt om werknemer te volgen maar dit wel kan, is een personeelsvolgsysteem. Voorbeelden van personeelsvolgsystemen zijn:
– black box, board computer of gps-systemen;
– antivirussoftware of software ter voorkoming van KANS (RSI);
– (filter)software voor controle op e-mail- en internetgebruik;
– systemen die aanwezigheid, tijd en toegang registreren;
– badges of chipcards die erop gericht zijn om toegang, aanwezigheid, verplaatsing en/of betaling te volgen.
Veel thuiswerkvoorzieningen, zoals op afstand inloggen en software om samen aan bestanden te werken, zijn geschikt om gedrag van werknemers te monitoren. Voor het vaststellen, wijzigen of intrekken van dergelijke voorzieningen zal je als werkgever dus eerst instemming aan de ondernemingsraad moeten vragen.
4: Maak een DPIA
Bij systematische en grootschalige controle en monitoring van werknemers dient een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) te worden uitgevoerd.
5: Ga niet verder dan noodzakelijk
Bij elke verwerking van persoonsgegevens geldt dat dit niet verder mag gaan dan noodzakelijk. Thuiswerkers mogen op dezelfde wijze worden gemonitord als werknemers die werken op de werkvloer. Grijp thuiswerken niet te snel aan om werknemers ineens op meer indringende wijze te monitoren of anderzijds te volgen. Wil je dat wel, dan zal je dat verschil moeten kunnen rechtvaardigen.
6: Controleer bedrijfsdocumenten en contracten met leveranciers van thuiswerkfaciliteiten
Thuiswerkfaciliteiten kunnen door het structurele thuiswerken onder de kritieke bedrijfsprocessen komen te vallen. Het Nationaal Cyber Security Centrum heeft er daarom op gewezen dat je er als onderneming goed aan doet de plannen rondom bedrijfscontinuïteit erbij te pakken en waar nodig te herzien. De thuiswerkvoorzieningen zullen nog niet vaak als kritiek bedrijfsproces worden gezien.
Controleer ten slotte ook het contract met leveranciers van thuiswerkfaciliteiten (zoals videobal-apps, werkomgevingen etc.) of deze voldoen aan de in de AVG genoemde vereisten.
Boete
De Autoriteit Persoonsgegevens is in Nederland de toezichthouder op naleving van de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens is bevoegd om hoge boetes uit te delen aan werkgevers die de AVG overtreden. Dit kan oplopen tot maximaal EUR 20.000.000 of 4% van de wereldwijze jaaromzet als dat bedrag hoger is. De hoogte van de boete verschilt per overtreding. Tot op heden zijn al meerdere boetes opgelegd tussen de EUR 460.000,- en EUR 830.000,-.
Thuiswerken: Thuiswerkovereenkomst
Informeren over risico’s, arbo-verplichtingen en privacy kan je vastleggen in een thuiswerkovereenkomst. Dit document kan je als werkgever gebruiken in de onderbouwing dat aan de zorgplicht is voldaan. Ook kunnen in een thuiswerkovereenkomst meer praktische zaken worden afgesproken, zoals de hoogte van een eventuele onkostenvergoeding of het verplicht inloggen via een server.
Neem in een thuiswerkovereenkomst bijvoorbeeld op:
– Aanvang en einde
– Voorwaarden aan thuiswerken
– Werktijden, pauze’s en werkzaamheden
– Werkplek en arbo-verplichtingen
– Verwijzing naar bruikleenovereenkomst
– Verwijzing naar privacy statement en pas waar nodig het statement aan
To Do
Nu thuiswerken structureel is geworden, moet je als werkgever maatregelen gaan treffen. Zeker als je de werknemer opdraagt om thuis te gaan werken. Als werkgever zal je een proactieve houding moeten aannemen. Waar nodig betrek je eerst de ondernemingraad daarbij. Zorg voor een goede thuiswerkplek en voorzie de werknemer van de juiste werkmiddelen. Dit kan (langdurig) verzuim voorkomen. Leg het thuiswerken en informatie en verplichtingen vast in een thuiswerkovereenkomst.
Houd de risico’s in de gaten en acteer indien de situatie wijzigt of daarom vraagt. Zorg dat je de RI&E en plan van aanpak aanpast aan meer en blijvend thuiswerken en de huidige Corona situatie.
Maaike Hilhorst, advocaat arbeidsrecht, (+31657025882 en m.hilhorst@mend.nl) 20 januari 2021.
